Praktische Hinweise zum reibungslosen Ablauf

Vergleichbar mit dem früheren Nachweisverfahren in Papierform, bei dem es pro Formular mehrere Durchschläge in verschiedenen Farben gab, die jeweils von einem bestimmten Beteiligten ausgefüllt bzw. einbehalten wurden, bestehen die heutigen elektronischen Dokumente aus mehreren so genannten Layern (engl.: Schichten), die auch jeweils von einem bestimmten Beteiligten auszufüllen und zu signieren sind. Fehler, z.B. die Verwendung des falschen Layers bei nachträglichen Änderungen, führen zur Ungültigkeit der Dokumente, sie werden durch ASYS abgewiesen.
Jedem Beteiligten steht gemäß seiner Rolle im Verfahren ein eigener Basis-Layer zur Verfügung, der nur von ihm angelegt und bearbeitet werden kann. Sobald gespeichert und signiert wurde, sind die Eingaben in diesem Layer nicht mehr änderbar.
Verfügbare Basis-Layer:

• Entsorgungsnachweis: ein Erzeuger- und ein Entsorger-Layer sowie ein oder mehrere Behörden-Layer
• Begleitschein: ein Erzeuger-, ein Beförderer- und ein Entsorger-Layer

Änderungen dürfen nur in dem für den jeweiligen Beteiligten vorgesehenen Layer vorgenommen werden. Nachdem alle Basis-Layer von den entsprechenden Beteiligten signiert worden sind und das Dokument bereits an die Behörde versendet wurde, können Änderungen am Dokument nur noch mittels Ergänzungs-Layern, nicht jedoch in den ursprünglichen Basis-Layern getätigt werden.

Wenn die zuständige Behörde Fehler oder fehlende Angaben in einem Formular feststellt, sendet sie die fehlerhaften Dokumente mit einem Behörden-Layer mit einer oder mehreren Fehlermeldungen an die Beteiligten, die dann aufgefordert sind, Fehler in dieser aktuellen Version in einem elektronisch signierten Ergänzungs-Layer zu korrigieren bzw. Stellung zu nehmen.
Nach der Korrektur ist das korrigierte Dokument allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen, die es dann – wie alle eANV-Dokumente – ins Register aufnehmen bzw. für weitere Änderungen nutzen können.
Neben dem Ergänzungs-Layer kann die Behörde auch mittels eANV-Mitteilung dazu auffordern, fehlende Unterlagen oder Angaben nachzureichen.

Für eine Stornierung existieren noch keine automatischen Mechanismen. Wenn ein Begleitschein storniert werden soll, der bereits an die Behörde übermittelt wurde, muss dies der Behörde auf herkömmlichem Wege (Mitteilung, E-Mail) mitgeteilt werden.

• Einzelne Dateianhänge sollten nicht größer als 1 MB sein, insgesamt sollte der Anhang die Größe von 5 MB nicht überschreiten.
• (Zu) große Dateianhänge können die Verarbeitung erschweren und dazu führen, dass der nächste Beteiligte keinen neuen Layer mehr hinzufügen kann oder das Dokument nicht mehr signiert werden kann.
• Als Bezeichnung sollten nur Dateinamen, die möglichst keine Leer- oder Sonderzeichen enthalten, keine Pfadangaben verwendet werden.

Aufgrund des Verschachtelungsverbots dürfen in der freien XML-Struktur keine BMU-XML-Dokumente eingefügt werden, wie dies z.B. bei der Integration einer Annahmeerklärung unter identischer Nutzung von wie durch die BMU-Schnittstelle definierten Strukturen der Fall wäre. Dies würde zu einer Ablehnung durch ASYS führen.